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全生命周期管理（Product lifecycle management, PLM）是產(chǎn)品管理的一種模型，指管理產(chǎn)品從需求、規(guī)劃、設計、生產(chǎn)、經(jīng)銷、運行、使用、維修保養(yǎng)、直到回收再用處置的全生命周期中的信息與過程。全生命周期管理的內(nèi)在邏輯在于通過分步驟的精細化管控，實現(xiàn)精準化方案應對，從而達到提供利潤，增加管理功效等目的，這種管理模式在實踐中被廣泛采用。例如，政府在土地使用權的管理中引入了全生命周期管理的概念。那么，合同管理是否也可以引入全生命周期管理的理念？
合同并非現(xiàn)代工業(yè)文明的產(chǎn)物，早在周朝就有“判書”一說，后來又把合同稱為“質(zhì)劑”、“約劑”、“傅別”、“質(zhì)要”以及“契約、券書”等。在西方，羅馬法寬泛地把合同與債之契約統(tǒng)稱為“法鎖”，后來逐漸被稱為契約或合同。
據(jù)不完全統(tǒng)計，企業(yè)糾紛中占比最高的是合同糾紛。那么，如何才能降低合同糾紛的發(fā)生頻率？是通過設計嚴苛的合同條款以增加違約成本？是通過設定各種擔保手段？這些方式雖然有效，但負面作用也不小。合同管理，也可以通過引入完整的“全生命周期管理制度”，降低風險。
一、合同訂立前的注意事項
（一）熟悉相關規(guī)定
實踐中，與企業(yè)有關的合同大致可以分為幾類：（1）與自身業(yè)務經(jīng)營有關的合同；（2）為經(jīng)營需要涉及的各類合同。比如，租賃辦公場地、辦理銀行貸款和接受專業(yè)咨詢（財務、法律等）；（3）與人事管理類有關的合同。比如，勞動合同、員工持股協(xié)議等；（4）影響企業(yè)股權結構的合同。這些不同類型的合同，除了受《民法典》調(diào)整外，還受其他法律、法規(guī)、政策和技術規(guī)范的調(diào)整。因此熟悉相關規(guī)定的主要目的，是為了降低合同出現(xiàn)無效的概率以及降低合同出現(xiàn)違約情形時的救濟成本。
一般可以采用以下幾種方式：
建立數(shù)據(jù)庫。法規(guī)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容主要包括所在行業(yè)的相關法律法規(guī)、國家政策（如：各級政府的發(fā)展規(guī)劃）、指導意見、國家標準和技術規(guī)范等。數(shù)據(jù)庫的規(guī)模則可以根據(jù)企業(yè)的需要設定。比如，簡單的數(shù)據(jù)庫可以就是一些電子版文件的整理；較復雜的數(shù)據(jù)庫可以是購買或者開發(fā)管理軟件；更復雜的數(shù)據(jù)庫可以再配置服務器。
形成操作指引。實踐中，合同簽訂前的工作主要是由企業(yè)的業(yè)務員負責而不是法務或者法律顧問，業(yè)務員并非都能具備系統(tǒng)的法律知識。相應的操作指引可以為他們的工作提供幫助。指引的內(nèi)容大致可以包括，企業(yè)所涉及主要合同的基本說明；涉及的法律法規(guī)；涉及的國家政策和具體技術規(guī)范等。
（二）了解交易對手
1、資質(zhì)要求
自《經(jīng)濟合同法》被《合同法》和《民法典》取代后，企業(yè)的具體經(jīng)營內(nèi)容已不再那么嚴格地受限于經(jīng)營范圍。原則上，只要企業(yè)行為不違反法律法規(guī)強制性規(guī)定，都可以實施。但一些經(jīng)營行為必須有資質(zhì)，而資質(zhì)要求，也分為強制性規(guī)定和管理性規(guī)定，本文主要涉及前者，即交易對方是否具備行政許可或者“必要的權利”。以建設工程設計合同為例，設計單位不僅要具備資質(zhì)，而且該資質(zhì)的等級必須符合設計內(nèi)容的要求。再以房屋租賃為例，企業(yè)在承租時必須要求出租人出示其為房屋所有權人的憑證或者擁有房屋所有權人同意轉(zhuǎn)租的憑證。
核實交易對手資質(zhì)的方式主要有三種：（1）通過第三方核實；（2）交易對手提供相關憑證；（3）交易對手作出書面承諾。如果資質(zhì)要求屬于管理性規(guī)定而不是強制性規(guī)定的，可以僅要求交易對手作出書面承諾。
2、基礎信息
（1）注冊資本。如果交易對手的注冊資本既是認繳，金額又較少（500萬以下），可能存在履約不能的風險。那么在本方先履行義務的合同中，可以要求交易對手的大股東（持股67%以上）或者實際控制人提供個人擔保。
（2）司法訴訟。分析涉訴案件的類型、交易對手的涉訴地位（判斷是債權人還是債務人）等。如果涉及大量勞動爭議訴訟的，需要引起重視。勞資糾紛過多，會造成企業(yè)履約能力的嚴重下降。
（三）完成風險評估
1、重要條款
（1）義務型條款。這類條款主要用來說明合同各方需要做點什么，也可以理解為“成本條款”。通常是由提供合同的一方預先起草，評估時可以注意三個方面：首先，本方是否可以完整地完成條款內(nèi)容；其次，完成條款內(nèi)容付出的成本是否可以預見，包括直接成本、間接成本和隱性成本。最后，完成條款內(nèi)容所產(chǎn)生的利潤是否符合預期。
（2）違約型條款。違約責任是保障合同約束力實現(xiàn)的重要手段，可以讓當事人之間被破壞的利益分布得到再平衡。首先，關注利息條款。此處的利息并不局限于滯納金的概念，而是指處理輕微違約產(chǎn)生的成本。重點注意利息計算方式是否合理、計算標準是否明確、是否設定最高限額。其次，關注違約金條款。違約金分為固定和不固定，固定可以是金額也可以是比例，不固定是指約定因違約產(chǎn)生的損失額的計算方式。
2、財務情況。在交易對手是付款義務人的情況下，無論付款先后，企業(yè)都會為履行合同支出成本。了解交易對手財務情況很有必要，特別是首次合作的交易對手，可以要求對方提供財務情況說明。通過了解交易對手的付款能力，綜合評估和設定合同中的賬期。
3、人員情況。可以要求交易對手提供人員配置和管理層的情況，判斷其是否具備相應的經(jīng)驗。
（四）文件存檔規(guī)范
1、將協(xié)商期間的各種談話、會議記錄、往來郵件妥善保存。對未能形成書面記錄的，建議在談判發(fā)生后8小時內(nèi)形成備忘錄，同時抄送對方。
2、將提前了解的情況形成書面調(diào)查報告。
二、合同訂立時的注意事項
（一）審核初稿
1、校對文字的正確性；
2、將意思表述不明確的或者存在歧義的予以修改；
3、注意格式條款的表述與特殊條款是否有沖突；
4、關注法律規(guī)定與合同條款、合同附件之間的排序效力問題。擬通過約定改變法定的，需經(jīng)過充分評估和合規(guī)性審查；
5、注意合同雙方權利義務中的對等性，尤其是在日期、比例等數(shù)字方面的統(tǒng)一；
6、注意合同聯(lián)系人的授權范圍，尤其是代表合同簽訂方的簽收、確認等效力的說明或者排除；
（二）審核修改稿
1、初稿形成后，先由法務或者法律顧問提出內(nèi)部意見；
2、修改意見選擇審閱模式，也可以專門制作比對條款的表格；
3、選擇合適方式將修改意見轉(zhuǎn)告交易對手；
4、如交易對手更具合同優(yōu)勢地位的，修改內(nèi)容可重點關于涉及本方核心利益的部分，例如責任履行方面、權利保障方面。
5、多次修訂的，在合同文件名稱中注明修訂頒布。內(nèi)部形成表格，記錄每次修訂的時間、主要內(nèi)容；
（三）形成最終稿
1、對通篇合同進行校對；
2、完成內(nèi)部登記和申請蓋章流程；
3、注意是否約定生效條件為同時蓋章和簽字。
三、合同履行時的注意事項
（一）切實履行主要義務
1、理解什么是主要義務。主要義務就是任何一方為實現(xiàn)合同目的，必須履行的內(nèi)容。不僅要理解自己的主要義務，更要理解對方的主要義務，尤其是不能將主要義務和隨附義務混淆，并以對方不履行隨附義務為由，拒絕履行自己的主要義務。例如，在租賃合同中，以承租人不開具發(fā)票為由，拒絕支付租金。
2、嚴格按約定方式履行。合同怎么約定就這么履行，不要提前、更不能延后。任何變更履行但未獲得對方同意的，都屬于履行瑕疵，甚至構成違約。
3、變更履行須雙方明示合意。合同的履行方式并非一程不變，有些情況下變更履行會更有效率，更能實現(xiàn)合同目的。但變更履行須經(jīng)過雙方明確同意，不能將對方的默認視為同意。例如，一個合同期內(nèi)多次發(fā)生的買賣行為，不能因某一次或幾次的延期付款被對方接受而認為同意延期付款。
（二）積極履行隨附義務
本文所稱的是狹義的隨附義務，即為協(xié)助實現(xiàn)主給付義務，遵循誠實信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習慣而履行的通知、協(xié)助、保密等義務。
積極履行隨附義務，需要注意相對獨立且不影響主要義務的履行。比如，出租人協(xié)助承租人辦理工商登記、承租人租賃期滿后的協(xié)助注銷登記等。
（三）正確行使抗辯權
企業(yè)對抗辯權的理解錯誤和使用錯誤是構成違約風險的最大因素。抗辯權的本意是為不履行合同的行為免責，因此法律對抗辯權的行使要求非常嚴格，從同時履行抗辯權到先履行抗辯權再到后履行抗辯權，都有非常要的要求。企業(yè)在行使抗辯權時，需要特別注意以下三點。
1、分清誰履行義務在前，誰履行義務在后。如果對方先履行義務的，那么只要出現(xiàn)不履行或者履行不符合要求的，本方就可以拒絕履行自己的義務并且無需承擔違約責任。比如，買賣合同中，約定先發(fā)貨后付款，如果對方交付貨物延期或者質(zhì)量不符合要求，本方即可延期付款，甚至拒絕付款。
2、履行義務在前的，能不能行使抗辯權？可以，但必須遵守民法典第五百二十七條的規(guī)定。比如，工程設計合同中，設計方應當先提交設計成果，但發(fā)現(xiàn)建設單位的財務情況惡化，擔心付不出設計費，于是拒絕交付設計成果。這種情況下設計方可以履行抗辯，但不得違反規(guī)定。
3、不要以對方未履行隨附義務作為抗辯理由。此類情況最常見，尤其是在租賃合同中，不少承租人以出租人沒有提示付款、沒有開具發(fā)票、沒有協(xié)助辦理工商登記、沒有協(xié)助辦理裝修審批、沒有履行國家規(guī)定的疫情期間免租政策等理由，延期支付甚至拒絕支付租金，實際上這些都不是抗辯理由。
對合同進行全生命周期管理，將有助于物業(yè)服務企業(yè)風險成本的控制，實現(xiàn)全面預防。
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